查皮博客@blogbus

• 2008年10月18日

  office电话英语解析 - [英语天地]

  1. ABC corporation. May I help you?
  
  　　ABC 公司, 我能帮你什么吗?
  
  　　这句话算是制式的讲法. 一般接起电话的人通常会先报公司的名字 "ABC corporation", 然后再说, "May I help you?" 或是如果要更客气一点的话则可以说 "How can I help you?" (我该怎么帮你?), 因为这样的问法表示我‘该’怎么帮你, 而非我‘需不需要’帮你? 但基本上 "May I help you?" 跟 "How can I help you?" 都很常见就是了.
  
  　　不过如果是机器接的电话, 则听到的多半是这样, "Thanks for calling ABC corporation, if you know your party's last name or extension, press 1. If you want to receive information or publication, press 2. If you want to talk to the operator, press pound sign or remain on the line." (感谢你打电话到 ABC 来, 如果你知道你要找的人的姓或是分机号码, 请按 1, 如果是想要本公司的简介或出版品, 请按 2, 如果是要找总机, 请按 #, 或是请别挂断.）
  
  　　2. And you are?
  
  　　你是?
  
  　　如果人家打电话来是要找你的上司, "May I talk to your manager?" (我能不能跟你们经理讲话?) 这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说, 说不定人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢! 所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁. 最客气的问法是, "Whom I am speaking with?" 或是 "Whom am I talking to?" (我正在跟谁讲话呢?) 但是人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理, 他们就会用比较口语的说法, "And you are?" (你是?) 如果人家这样问我, 我就可以答, "This is Benlin."
  
  　　像是 "And you are?" 这么口语的英文，书上大概学不到, 但这却是老美天天在用的句子, 只怕你学了之后还不敢用. 其实真的不用怕. 越简单的句子老美越听得懂. 而且事实上 "And you are?" 这句话还有许多适用的场合, 例如在公司的接待处 (reception). 来访的客人如果说, "I'm looking for Mr. Wolf." (我要找伍夫先生) 接待小姐就可以反问他, "And you are?" (你是?) 所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔!
  
  　　3. I'll put her on the phone. Just a second.
  
  　　我会请她听电话, 请等一下.
  
  　　Put someone on the phone 这个片语就是说请某人听电话. 例如你打电话找你女朋友, 结果女朋友的同事接了电话, 就开始跟你东扯西扯, 问你们昨天是不是吵架了啊? 什么时候要结婚啦, 这时如果你实在不想跟她讲了, 就可以说, "Could you please just put her on the phone?" (你能不能请她来听电话啊?) 反过来如果今天是你接到了电话, 结果要找的是别人, 你就可以说, "Ok. I'll put her on the phone. Just a second." (好, 我会请她听电话, 请稍等一下.)
  
  　　上面讲的 put someone on the phone, 指的多半是只有一只电话时, 但如果像公司里有许多分机, 则用‘转接’ transfer 或是 redirect. 会比较恰当. 例如同样的情况你可以说, "I'm transferring your call." 或是 "I'm redirecting your call." (我帮你转接到分机给她.) 如果是接线生转接的话, 他们有时就只简单地说, "One moment, please." 或是, "OK. I'll put you through."
  
  　　4. Would you mind holding for one minute?
  
  　　你介不介意稍微等一分钟啊?
  
  　　在美国如果有机会打电话给客户服务 (Customer Service)部门, 如果没意外的话都会听到以下的电话录音, "All of our representatives are currently busy serving their customers. Your call will be answered in approximate 5 minutes" (我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客, 请等五分钟后, 就会有人接听你的电话), 然后十分钟过去了, "Please continue to hold, your call is very important to us." (请继续等候, 你的来电对我们非常重要). 所以大家要知道, 老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的. 所以要记得, 如果人家打电话来, 千万不要因为听不懂就说, "Hold on", 然后就跑去求救兵, 这对打电话来的人是十分不礼貌的.
  
  　　如果万不得已一定要请他稍候, 我们要客气一点地说, "Would you mind holding for one minute?" 所以记得要给对方一个明确的时间, 例如 one second 或是 five minutes 不要让对方无止境地等下去. 但是如果一分钟到了你还没忙完, 则最好再说一次, "Sorry, I am still on the phone. Could you hold for another minute?" (对不起, 我还在讲电话, 能不能再请你稍候一分钟.)
  
  　　5. He's out for lunch. Would you like to try again an hour later?
  
  　　他出去吃午餐了, 你要不要一小时后再打来?
  
  　　受到中文的影响, 许多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成, "He went out for lunch." 其实这个 went 是多余的, 通常老美只讲 be out for something 就行了. 如果要再简化一点, 单说, "He is on lunch." 或是 "He is on (lunch) break." (他正在休息时间.) 这样子也可以.
  
  　　如果别人要找的人不在, 通常我们有二种选择, 第一种是请别人晚点再打来, 除了像例句用 try again/ call again 之外, 我们也可以用 call back/ try back 这样的讲法. 例如你可以建议别人, "Why don't you call back in 30 minutes?" (你何不 30 分钟后再打来呢?) 第二种选择就是请对方留言, 客气一点的讲法是, "May I take your message?" 或是 "Would you like to leave a message?" (你想留言吗?)
  
  　  6. She is not here but you can call her machine.
  
  　　她不在这里, 但是你可以打她的电话答录机.
  
  　　老美管电话答录机叫 answering machine 或是也有少数人叫 answer machine. 但是在一般的对话中常常简称 machine. 例如 "You can call her machine." 就是说, 你可以打她的电话答录机留言. 或是你打电话给某人, 但你想他很可能不在, 这时你就可以说, "I'm expecting a machine." (我想会是电话答录机接的电话.) 如果是 "I want to check on my machine." 则是说我要检查电话答录机里的留言.
  
  　　记得喔! 通常人家讲 someone's machine 时百分之九十九都是指电话答录机而言, 你可别傻傻地问人, "Answering machine?" 像六人行 (Friends) 里有一集 Chandler 说, "I got her machine." 结果 Joey 还呆呆地问他, "Her answering machine?" Chandler 就讽刺 Joey 的无知说, "No. interestingly enough, her leaf blower (machine) picked up the phone." (很有趣喔, 不是电话答录机喔! 而是她的吹落叶机接的电话.) 注: 美国的萿叶都不是用扫的, 而是用吹的, 很神奇吧? 而 leaf blower 就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦!
  
  　　7. I'm interested in your CRM software. Can you give me an quote?
  
  　　我对你们的客户关系管理软体有兴趣, 能跟我报个价吗?
  
  　　之前讲的都是别人打电话进来要怎么回答, 现在要讲的是如果你打电话给别的公司要怎么讲. 通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况: 询价, 下订单, 追踪订单, 应征工作, 推销产品等等. 首先谈到询价. 如果只是要请对方大略地估个价钱, 你可以说, "Can you give me a quote?" 或 "Can you give me an estimate?" 但是提醒大家, 这个 quote 发 /kwot/ 的音, 记得要特别强调那个 /wo/ 的音, 不然老美会以为你在说 coat /kot/ 或是 court /kort/ 这个字. 这种情况就发生在我身上不只一次, 有一次拿车去修车厂估价, 我跟技工说, "Can you give me a quote?" 他却回答我, "You need a coat?" 扯了半天他才搞懂, 后来我才知道原来自己 quote 的音发错了. 所以最好的办法就是用 estimate, 这个字是绝对不会发错的.
  
  　　另外, estimate 和 quote 也可以指‘报价单’而言, 例如你可以要求别人, "Can you send me a sample with an estimate ASAP?" (能不能请你尽快送一份样品和报价单给我?)
  
  　　8. I'd like to place an order for a DL-1100 color printer.
  
  　　我想要下一份 DL-1100 彩色印表机的订单.
  
  　　以前每次为了买东西而打电话给人家, 我都直接说, "I want to buy this, I want to buy that." 当然啦! 要买东西的人最大, 不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖给你的. 只是你如果直接说 buy 听来比较像是日常生活在说的对话. 如果像是公司要采购商品时, 最好正式一点用 order, 或是更完整一些说 place an order for, 例如 "I want to order a color printer." 或是, "I want to place an order for a color printer." 都是不错的用法.
  
  　　9. I'm calling to check my order status.
  
  　　我打电话来查看我订单的状况.
  
  　　以前我因为不知道 check order status 这个用法, 常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思. 例如我可能会说, "I ordered something yesterday. Can you check if you've shipped it or not." 这句话听起来是不是蛮笨的? 后来我暗中观察, 同样的情况原来老美居然都简简单单地说 "I want to check my order status." 或是 "I want to track my order status." 就能完整地表达这句话的意思, 真是太神奇了.
  
  　　这让我想到有一次在机场也是, 我想问柜台小姐我的朋友到底坐哪一班飞机, 那班飞机有没有慢分, 他大概几点会到, 当我好不容易讲完这么长一串时, 柜台小姐居然只回了我一句, "You wanna check passenger status?" 差点没昏到, 原来我只要用 check passenger status 就行了喔?
  
  　　10. I was referred to you by Mr. Gordon.
  
  　　我是 Gordon 先生介绍我来的.
  
  　　打电话到别人公司如果是有求于人的话,例如要去应征啦或是推销东西啦, 最好能先攀点关系啦! 例如最常用的招数, 我是某某人介绍来的, 就是 "I was referred to you by someone." (注意, 介绍在这里用 refer 而不是用 introduce.) 还有呢? 如果你今天拿到了该公司的折价卷, 则最好也是开宗明义地说, "I got your number from a coupon, which says your product is 50% off today." (我是根据你们折价卷上的号码打过来的, 它上面写着今天产品五折优待.) 这样子让他想赖都赖不掉. 总之呢? 先表明自己是怎么搭上这条线的, 这样子别人才不会有突兀的感觉啦.

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  Tag：office 电话 英语 商务 办公
  chapi 发表于21时32分35秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享

• 2008年07月13日

  实战WPS转义符在查找替换中的应用 - [办公应用]

  实战WPS转义符在查找替换中的应用

  政教处主任用WPS表格制作了一个家校联系卡，有一位班主任比较聪明，将班主姓名都是用两个*表示的，本来以为到时替换就行了，可最后一操作就傻眼了――所有单元格都换上了班主任的大名。

  　　对查找与替换功能比较熟悉的朋友会知道，在WPS文字和WPS表格中可以使用通配符星号“*”和问号“?”进行一些较为复杂的查找。其中“*”可以匹配任意个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框内输入“w*d”，则文章中类似“word”、“wood”、“world”等单词都会被找到；“?”匹配一个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框中输入“wo?d”，则可以找到“word”、“wood”，而不会找到“world”。

  　　问题是，在WPS文字的查找和替换对话框中有一个复选框，叫“使用通配符”，只有勾选了这个选项才会把星号和问号当作通配符来处理，然而在WPS表格中是没有这个选项的。

  　　这是WPS文字中的查找和替换对话框（打开了高级选项），如图1。
  
  

  图1 WPS查找和替换对话框

      下面的是WPS文字中的查找和替换对话框，没有“使用通配符”的复选框，难怪所有内容都换上了班主任的姓名，如图2。
  
  

  图2 WPS替换对话框

  　　是不是就没有办法了呢？呵呵，WPS文字提供了一个好办法，听我慢慢讲来。

  　　在键盘上ESC键的下边、TAB键的上方有一个键，它的上档键是“~”，叫波浪号。这个符号在WPS表格里执行查找功能时充当“转义符”的角色。什么意思呢？

  　　例如：在星号前加上它，就相当于“*”这个符号，在问号前加上它，也就相当于“？”这个符号，当然，既然“~”充当了转义符的角色，要想查找文章中的“~”，也要在它前面加上个波浪号。也就是说，转义符的作用是使星号、问号和波浪号只表示它本身，而不起通配符的作用。

  　　回到开头的例子，由于这位班主任的姓名（假设是张三吧）都是用“**”表示的，要想正确的找到它，只需在“查找内容”文本框内输入“~*~*”就可以了，如图3。
  
  

  图5 WPS中使用转义符

  　　注意：

  　　转义符“~”后面可以跟“*”、“？”、“~”，如“~*”、“~？”、“~~”分别代表符号“*”、“？”、“~”，使它们不再表示通配符。

  　　每个特殊字符前都要加转义符，如查找字符“*？”时要在“查找内容”文本框中输入“~*~？”，如果输入的是“~*？”就不行了，后面的问号仍然起到通配符的作用。

  WPS 2007在邮件合并中引用特殊格式

  WPS Office 2007在最新的个人版中开放了邮件合并功能。可以方便地在WPS文字中引用WPS表格或者EXCEL文档中的数据了。但是，对于一些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，却只能引用到原始的数据，而无法带格式一起“引用”到WPS文字中来。

  　　比如图1中的B列数据，在WPS表格中，显示为大写人民币格式。
  
  

  图1 WPS表格

  
      但用邮件合并功能引用到WPS文字中来时，却变成与A列一样的阿拉伯数字了（图2）。
  
  

  图2 WPS邮件合并后效果

  
  　　有没有办法让B列的特殊格式“原封不动”地引用到WPS文字中呢？在此我提供两种方案供选择：

  　　第一，复制粘贴法

  　　首先在WPS表格中选中B列，按快捷键“CTRL+C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，新建一空白文档，按“CTRL+V”将刚刚复制的内容粘贴到文档中，你会发现用这种办法复制过来的数据格式与在WPS表格中的效果是一样的（即大写人民币格式）。接着全选WPS文字中的表格，并复制，然后再转到WPS表格中，把光标放到B1单元格，按“CTRL+V”，这时，虽然看上去B列的内容并没有改变，其实其本质已经大不相同，先前的内容虽然显示为汉字，但实质仍是数字，但经过如此两次复制粘贴后，B列的单元格中的内容已经成为文本格式的汉字了。存盘退出WPS表格，在WPS文字中用邮件合并功能引用B列数据时，你会发现它们全部都是汉字的人民币大写，而不会再出现阿拉伯数字了。

  　　这种方法很好理解，也简单，缺点是操作比较繁琐，恐怕为高手所不耻。另外如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格并不会随之变化，还需要我们再次重复操作一遍。那么，让我们再来看看第二种方法吧：

  　　第二种方法：文本函数法

  　　所谓文本函数法，就是利用WPS表格中的TEXT函数，在WPS表格中将阿拉伯数字转换为文本，这样，当在WPS文字中用邮件合并功能引用时，自然就不会再出现阿拉伯数字了。

  　　用WPS表格打开源文档，把光标放到B2单元格，输入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”（不含外侧双引号，所有内容均多为半角字符）并回车，此时，B2单元格已经显示为大写人民币格式了。再次选中B2单元格，用鼠标向下拖动填充柄，即可将与A列对应的所有单元格都显示为大写人民币格式。

  　　这种方法从根本上解决问题，且如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格的内容也会即时地随之变化。唯一不方便之处在于函数的内容比较难以记忆。其实，我们安全不必去死记硬背，这里有个小窍门（一般人我不告诉他）：

  　　在WPS表格中，用鼠标右击任一单元格，在右键菜单中调出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“特殊→人民币大写”（图3）。
  
  

  图3 WPS设置单元格格式

  
      此时选不要急着点“确定”，而是切换到“自定义”，你会发现，在“类型”下面的文字框中会出现格式代码（图4）,没啥说的，选中这些代码，按下“CTRL+C”将其复制下来备用，点“取消”退出单元格格式设置对话框。
  
  

  图4 WPS自定义单元格类型

      选中B2单元格，在输入框中输入“TEXT(A2,"")”然后将刚刚复制下来的代码粘贴到逗号后面的半角双引号之间，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成！通过测试，将分号后面的内容删除也可正常显示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。

  在WPS表格中批量取消手工换行

  在WPS表格中，我们经常会用到手工换行符，即在输入内容的过程中通过按下Alt+Enter或按下工具栏上的自动换行按钮来强制换行。如果这些强制换行符不需要了又该如何将其取消呢？我们有两种方法可以实现，下面分别介绍。

  　　一、自动换行按钮对手工换行符失效

  　　１、选中要取消换行的区域。

  　　２、单击工具栏上的“自动换行”按钮。

  　　这种方法对自动换行和手工换行均起作用，但手工换行符并没有删除，这从编辑栏中就可以看到，如图1。
  
  

  图1 WPS表格手工换行演示

  　　二、灵活运用替换功能删除换行符

  　　１、找到一个含有手工换行符的单元格，并记住换行符所在位置。

  　　２、按下Ctrl+C组合键复制此单元格。

  　　３、按Ctrl+H组合键调出替换对话框。

  　　４、在“查找内容”文本框内按Ctrl+V组合键将刚才复制的内容粘贴下来。

  　　５、将光标定位到“查找内容”文本框开头，按DEL键删除换行符前的内容，将光标定位到“查找内容”文本框末尾，按BackSpace（退格）键删除换行符后面的内容。注意，换行符是看不到的，要根据前面记下的换行符位置来操作。

  　　６、将“替换为”对话框中的内容删除――如果有的话，根据需要按下“查找下一个”、“替换”或“全部替换”按钮，就可以将手工换行符删除了。

  　　这种方法将删除手工换行符，而对单元格格式中设置的自动换行没有任何影响。 

  WPS 2007文字巧妙去除段尾空格

  WPS文字工具中有一个删除段首空格的工具，可如果段尾有空格能否轻松删除呢？答案是肯定的。我们可以借助WPS强大的替换功能达到目的。

  　　1、执行菜单项“编辑｜替换”或按“Ctrl+H”组合键打开替换对话框。

  　　2、单击查找和替换对话框中的“高级”按钮，切换到高级模式。

  　　3、搜索选项下面的“使用通配符”复选框前打上对勾，这样我们才可以使用通配符进行查找，否则WPS会把表示通配符的字符当作普通字符来对待。

  　　4、在“查找内容”文本框内输入一个空格（半角还是全角视你文档中的空格类型而定），然后输入一个字符“@”，这个字符就是通配符，它表示一个以上的前一字符或表达式，在这儿就表示一个或多个空格。

  　　5、由于我们要替换段尾空格，这就要求空格后边必然有段落标记。单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“段落标记”，我们发现，“查找内容”文本框中多出了个“^p”，它就是WPS中段落标记的代表符号，我们也可以从键盘上直接输入，如图1。
  

  图1 WPS查找和替换

  　　6、要达到删除空格而保持段落不变的目的，一是要把空格替换为空，二是要保留段落标记，所以在“替换为”文本框中输入段落标记“^p”。

  　　好了，按下“全部替换”按钮，段尾空格不见了！

  WPS2007表格：巧用函数生成随机数字

  在进行概率测试时(如玩彩票的网友就会经常用到)，我们会经常用到随机数。当需要大量的随机数时，也许你会为如何获得这么多符合要求的随机数感到困惑。其实，用WPS表格2007个人版，中心满足你对随意数的各种要求。

  　　一、生成0-1之间的随机数

  　　这个最容易，因为WPS表格内置了随意机生成函数――rand函数，用法也很简单，只要在需要生成随意数的单元格内输入“=rand()”（不含外侧双引号，且所有字符均为半角，如图1）。

  图1 WPS表格中输入函数

  　　输入完成后回车，该单元格即出现一个大于或等于0,并小于1随机小数。如果你需要很多这样的随机数的话，可以选中该单元格，然后用鼠标左键在该单元格右下角的方形点（即填充柄）按下，并向下拖动到合适的位置，则这一范围内所有的单元格均生成一个随机数,如果还要更多，则再选中已经生成随机数的所有单元格，并在选区右下方如法向右拖动，则拖出的矩形区域内的所有单元格都会生成随机数，要多少有多少啊！

  　　二、生成0-100之间的整数

  　　用rand函数生成的随机数范围是0-1之间的小数，如果我想要生成0-100之间的任意整数应该如何操作呢？如果还要用rand函数的话，则必须借助另一个函数――round函数。round函数的格式为：ROUND(数值,小数位数)，其功能是“按指定的位数对数值进行四舍五入后返回”。如“round(1.2586,2)”表示取1.2586小数点后2位有效数字，即返回值为“1.26”。

  　　有了round函数的帮助，生成0-100之间的整数就不难了，可以在单元格中输入“=ROUND(RAND(),2)*100”（不含外侧双引号），即先用RAND函数生成一个0-1之间的随机小数，再取该数值小数点后2位有效数字，然后乘以100,即可生成一个0-100之间的整数。

  　　不过，在WPS表格2007中，引入了一个特别的函数――RANDBETWEEN,这个函数的格式是RANDBETWEEN(最小整数,最大整数)，其功能是取最小整数和最大整数之间的随意整数。上面的公式可以改写成“=RANDBETWEEN(0,100)”即可达到相同的效果。

  　　三、随机数生成后不再变动

  　　用以上两个函数生成的随机数都有一个共同的特点，就是每当工作簿中有单元格的内容发生改变时，随机数都会重新计算，也就是说，随机数随时都在变化之中，而不能固定下来。如果你希望这些随机数一旦生成就不再变动，又该如何做呢？其实也很简单，就是在随机数生成后，把它们全部剪切到系统剪贴板，并从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”，并在弹出的窗口中选择“数值”（见图2）。
  
  

  图2 WPS表格设置选择性粘贴

  
      或者，在“常用工具栏”中点击“粘贴工具”右侧的倒三角，并在下拉菜单中选择“值”（如图3）。这样，粘贴后的单元格的值就不会再有变化了。
  
  

  图3 WPS表格设置“值”

   

  Word 2007默认格式由docx变成doc

  微软Word的最新版本Word2007的变化很多，但是其中最大的变化之一就是文档格式的变化，由doc变成了陌生的docx，虽然新的格式具有体积小等的优点，但是由于目前兼容性还比较差，所以平时最好还是不要用它，这样下面的两个设置就是必须的了。

      更改默认保存格式

      单击Word 2007左上角的“Office按钮”，在展开的菜单中单击“Word选项”按钮打开“Word选项”，接着打开“保存”标签页，设置“将文件保存为此格式”下拉列表为“Word 97-2003 文档(.doc)”，这样的话以后就会默认保存为doc格式了。（如图1）
  

  图1 修改Word默认保存格式

      更改默认新建格式

      打开注册表编辑器，展开“HKEY_CLASSES_ROOT”项并找到“.docx“子项，右击该项并选择“重命名”，将之改为“doc”，这样的话以后当鼠标右键新建word文档时，就会新建一个doc格式的文档而不是docx了。
  Tag：WPS 技巧 office word
  chapi 发表于10时13分42秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享

• 2008年05月02日

  与你分享Office Powerpoint实用使用技巧 - [办公应用]

  与你分享Office Powerpoint实用使用技巧

  PPT文件在办公室常用到，下面是我在多年的工作当中的一些积累，把这些Powerpoint使用技巧与大家共享。
  

  　　①若经常使用 Powerpoint制作PPT文件，一定要学会母版编辑，这会使你的每次的幻灯片文件有你自己的个性和特色，且每次制作过程会事半功倍。

  　　②制作幻灯片前先选定合适的模板，那么在文字颜色、文本框线条颜色、文本框填充颜色等问题少些思考的选择，应尽量按模板所设计的各类颜色风格。会大大减少修整工作量。

  　　③如要使用超链接，记得将模板提供的标题框、文本框（好像被称为占位符）删掉，自己添加文本框，然后对文本框进行超链接，这样的超链接下不会出现横线，点击后文字也不会变色，且点击出现手型图标的区域也增大了，方便点击。

  　　④制作流程要记得，先确定逻辑结构，再安排内容，最后自定义动画和文面编辑（指大小、颜色、字体、对齐等）

  　　⑤如作品中有较多的超链接，如取消“单击鼠标时”的换片方式，改用鼠标滚轮或者键盘翻页键翻片，可有效防止播放过程中的误击。

  　　⑥一个作品中的各张幻灯片标题、文本框文字的颜色、字体大小应有层级的统一，变化过大、过繁反会降低播放效果，缺乏美感。

  　　⑦根据自己的职业特点，到网上搜索一些适用的漂亮的有个性的模板备用，最好将其保存到“C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates”中，这是默认的文件夹，其中的“Administrator”为你的电脑帐户，请找到相应的文件夹。

  　　⑧在处理文字大小、颜色时，应尽可能使用“格式刷”工具，可便捷实现编辑目的。

  　　⑨当某张片上有多个文本框需要对齐或均匀排列，先一次性添加文本框和文字，然后使用格式刷工具编辑，并学会使用“绘图－对齐或分布”里的各按钮使用方法，其位置默认在打开的软件窗口左下角。

  　　⑩制作中应尽可能地使用复制文字、复制文本框、复制图形、选择性粘贴等操作，可提高效率，减少差错。

      如果大家有好的经验，不妨也拿出来与大家一起分享，让我们的工作做得更好。

  PowerPoint从片库添加幻灯片到演示文稿

  从幻灯片库添加幻灯片到演示文稿可以大幅提升PowerPoint的操作效率，下面我们来看怎么操作。

  　　1、打开要向其中添加幻灯片的演示文稿。

  　　2、在“开始”选项卡的“幻灯片”组中，单击“新幻灯片”下的箭头，然后单击“重用幻灯片”。

  
  图1 PowerPoint 2007重用幻灯片

  　　3、在“重用幻灯片”窗格的“从以下源插入幻灯片”框中，输入幻灯片库的位置，然后单击箭头  来寻找幻灯片库。或者单击“浏览”查找幻灯片库。

  　　4、在“所有幻灯片”列表中，单击您想要添加的幻灯片。

  　　若要查看更大的幻灯片缩略图，请将指针停留在该幻灯片上。

  　　5、若要从幻灯片库添加更多幻灯片到演示文稿，请重复步骤 3 和步骤 4。

  　　注释 如果您希望在有人对您从幻灯片库添加至演示文稿的幻灯片进行更改时收到通知，请在“重用幻灯片”窗格底部单击该幻灯片，然后选择“此幻灯片更改时通知我”复选框。

  不再受格式限制 Office文档变Flash格式

  文/小鱼

  　　由于工作需要，经常要把一些word文档、Excel表格发布到公司内部的网站上，可是如果做成网页模式的话，里面的文档格式就会有改变，而且别人也可以很容易复制出文档的内容。其实我们可以把这些文档做成Flash格式的，这样不仅可以很轻松的放到网站上，而且别人也不能复制里面的文字。
  
  　　我们可以用软件“FlashPaper”（下载地址）来进行转换，下载安装好后打开Word，可以在菜单栏中看见多出一个“FlashPaper”的菜单（其他Office软件也有），这时打开需要转换为Flash格式的word文档，接着点击“FlashPaper”菜单下的“Convert to Macromedia Flash”，这时会弹出一个保存对话框，设置一下Flash文件保存的位置就可以了（如图1）。
  
  

  
  图1 转换选项

  
  　　如果你没对软件进行注册的话，会弹出一个窗口，我们只要选择下面的试用选项就可以了，接着就会显示FlashPaper的转换界面，稍等片刻就可以完成转换了（如图2）。
  
  

  
  图2 转换中

  
  　　除了可以转换为Flash格式外，这个软件还可以把Office文档转换为PDF格式，而且还可以对PDF文件进行加密设置，先点击“FlashPaper”菜单下面的“Options”项，接着在弹出的选项设置窗口中把“Require password to open the document”勾选，然后在下面的“Password”输入框中密码就可以了，这样以后转换的PDF文件就需要密码来进行访问了（如图3）。
  
  

  
  图3 设置利用绘图工具裁剪Office PowerPoint图片

  用PowerPoint制作课件，有时需要对图片进行裁剪处理，但在PowerPoint中，利用传统的裁剪方法，即利用“绘图”工具栏上的“裁剪”工具，只能对图片进行矩形裁剪，若想裁剪成圆形、多边形等其他形状该怎么办？

  　　首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图形，如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三角，从列表菜单中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡，单击〔选择图片〕按钮，从“选择图片”对话框中找到合适的图片，单击〔插入〕按钮后返回到“填充效果”对话框最后单击〔确定〕按钮后退出。此图片当作椭圆图形的背景出现，改变了原来的矩形形状，获得了满意的裁剪图片效果。
  
  

  图1 PowerPoint绘图工具栏

  实用MS PowerPoint文档和模板操作技巧

  在阅读本文之前，你可能已经使用了很长时间的Microsoft PowerPoint，你能够自己创建演示文稿并把它们有效地组织到一起，甚至还能帮助那些初学者。但PowerPoint还有一些不太为人所知的功能，这些功能可以帮助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿。本文介绍的这些个专业技巧能够让你像专家一样使用PowerPoint。

  　　1、增加更多可取消操作数。
  
  　　所有的Office用户都知道“编辑”　“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作。如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状态。

  　　在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到150次。选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。　　

  　　2、重复利用你以前的作品。
  
  　　如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入”　“幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。　　

  　　另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。

  　　3、应用多个模板。
  
  　　在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板，现在已经没有这种限制；你可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。 

  　　为了实现这个目标，你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式”　“幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。　　

  　　4、导入文档。
  
  　　如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件，就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个Word文件。你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。　　

  　　首先在PowerPoint中选择“文件”　“打开”。在“打开”对话框中，点击“文件类型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”。双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。　　

  　　5、使用“自动调整”按钮。
  
  　　如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。　　

  　　6、输出数据到Word文档。
  
  　　有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。　　

  　　在PowerPoint中，选择“文件”　“发送”　“Microsoft Word”。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后，点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word。

  巧用正则表达式将Word文字替换为图片

  文/编辑整理

  　　在使用word时，我们也许都遇到过一种特殊的查找替换的烦恼，就是想将一些文字批量替换成图片的情况。那么这个是不是就没法完成呢？非也。Word的查找替换功能其实很强大，除了实体替换外，还可以用正则表达式输入。下面我们一起来看看如何将文字批量替换成图片。
  
  　　一、进入想修改的word文档，按ctrl + C 复制‘替换图’（即：将‘替换图’保存在剪贴板中）如下图。
  

  
  打开Word文档

  
  　　 二、然后打开查找替换对话框（快捷键Ctrl+F），在“查找内容”框中输入将被替换的文字，在 “替换为”框中输入“^c”。如下图，单击全部替换即可。
  　　

  
  替换文字为图片

  
  
  　　注意：输入的一定要是半角字符，按住Shift再按横排上的数字6，字母c要小写。
  　　

  
  替换后的效果

  
  　　 原理说明：“^c”的意思就是指令系统以剪贴板中的内容，替换掉“查找内容”框中的内容。按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板上的可视内容，甚至Excel表格。
  Tag：Office Powerpoint 技巧
  chapi 发表于11时25分56秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享

• 2008年04月01日

  巧用微软Office Word来清除保存网页乱码 - [软件学院]

  巧用微软Office Word来清除保存网页乱码

  我们在复制一些网站的文章时，经常会发现一些正常状态下看不见这些乱码，但只要选中了几行或整篇文字，这些乱码就会显露出来了。点右键查看网页的“源文件”，发现在每一行的后面都有一段乱码，并且其“font”标签中的“color”值都是一样的——“#FFFFFF”(白色)。白色的乱码，在网页背景是白色的情况下当然看不到了。看来要解决乱码，只有从复制后的文字入手，但这些乱码的值及长度又没有规则，如何将其替换为空呢？

  　　说到“替换”，我忽然想起了Word，其“替换”功能中好像有一项“字体”替换，前面的乱码虽然在长度上没有规则，但其颜色却都是一样的，这不也是一种关键字吗？

  　　启动Word，将复制的文字粘贴到空白文档中，在默认状态下，Word是按源文件的格式进行显示的，所以这段文字在Word中和在网页中看到的效果是一样的，乱码隐藏在白色背景中。

  　　接下来点击菜单“编辑”中的“替换”，在打开的“查找和替换”窗口中点击“高级”，展开替换的高级功能，接着点击“格式”下的“字体…”，在打开的“字体”窗口中，点击“全部文字”中的“字体颜色”内的“下拉菜单”，选择其中的“白色”。

  　　注：有些网页中的防复制代码的颜色不是白色，比如是：#FCFCFC，对这种不在常规中显示的颜色，我们就要采取自定义的方式，选择“其他颜色”窗口中的“自定义”面板，将其中的“红色”、“绿色”、“蓝色”分别设为“#FCFCFC”中所对应的十进制数值。

  　　怎么将十六进制FC转为十进制数值呢？用Windows的计算器吧，使用其的“科学型”方式，就可以将一个数值转为在十六、十、八、二进制数值，比如前面的十六进制FC，转为十进制就是252。

  　　设置完字体颜色，点“确定”返回到“查找和替换窗口”。

  　　在“查找内容”中虽然没有内容，但其下的格式却给出了当前查找的关键字是字体颜色为“白色”的内容，接下来是“替换为”的设置，因为我们要将这些乱码替换为空，所以在“替换为”中什么也不用输入，直接点击“全部替换”就可以了，待替换完成后查看一下效果，无论是更改Word的背景颜色，还是将这些文字复制到文本文件中，均看不到乱码的踪迹了。

  Word2007检查文档工具清除隐私信息

  我们都知道通过查看Word文档属性，可以得到文档的标题、主题、作者、创建时间、最后编辑时间、最后保存者及公司名称等私人信息。而自己的私人日记、公司的计划书、商业秘密档案等资料也许就会因此而被曝光。

  　　在最新版的Word 2007中设置了一项“检查文档”功能，来提醒您别拿安全不当回事。“检查文档”是Word 2007自带的隐私清除工具，单击位于Word 窗口左上角的Microsoft Office徽标按钮→准备→检查文档，(如图1)

  　　

  图1 Word检查文档功能

   

  　　在“文档检查器”对话框中单击“检查”按钮，就会把检查出的文档的批注、修订、版本和注释，文档属性和个人信息，隐藏文字等多方面的内容中可能引起个人隐私泄露的小项用感叹号标记出来，我们接着点“全部删除”按钮就可以高枕无忧的去睡大觉了。

  轻松配置Office Word的个性化初始属性

  在Word中有很多的默认设置，对于我们来说未必都是最适合的。像我，最经常做的，是编辑八开两栏的试卷，每次都要定义纸型、页边距等项内容，非常麻烦。所以，我们应该想办法将最适合自己需要的内容设置为默认选项。

  　　一、设置默认字体

  　　厌倦了Word默认的宋体五号字？那就改成自己需要的字体和字号。点击菜单命令 “格式→字体”，打开“字体”对话框。在“字体”选项卡中设置字体、字形、字号等格式。也可以点击“字符间距”或“文字效果”等选项卡设置相关内容。完成后，点击对话框下方的“默认”按钮，在弹出的提示框中点击“是”按钮。这样，以后再启动Word时，就可以使用自己定义的默认字体格式了。

  　　二、设置保存位置

  　　Word在默认的情况下会将文档保存在“我的文档”中。但通常情况下，我们会将自己的工作文档保存在硬盘的某一固定文件夹。那么，怎样将Word的默认保存位置改成自己的文件夹呢？

  　　点击菜单命令“工具→选项”，在打开的“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，然后在列表中选中“文档”项目，并点击下方的“修改”按钮。在打开的“修改位置”对话框中选定需要的文件夹再点击“确定”按钮就可以了。以后再点击“保存”按钮时，就会自动定位到指定位置了。
  Tag：Office Word 乱码 技巧 设置
  chapi 发表于19时44分07秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享

• 2008年01月02日

  WPS 2007中巧秒定制下划线的方法 - [软件学院]

  WPS 2007中巧秒定制下划线的方法

  作者：宋志明

  　　在WPS 2007中为指定的字符添加下划线是件很简单的事情。只要选中相应的字符，然后点击“格式”工具栏中的“下划线”按钮或者此按钮右侧的小三角形，在弹出的列表中指定下划线线型及其颜色。我们也可以点击菜单命令“格式→字体”，然后在打开的“字体”对话框“字体”选项卡的“下划线线型”和“下划线颜色”下拉列表中指定下划线的线型及颜色，如图1所示。这种方法虽然很简单，但是使用中我们会发现，这种方法添加的下划线与文字之间的距离非常接近，那么有没有办法改变这个距离呢？

  图1 WPS 2007设置下划线

  
  　　一、直接修改法

  　　首先我们可以先选中要添加下划线的文字，然后点击右键，在弹出的菜单中点击“字体”命令，打开“字体”对话框。点击 “字符间距”选项卡，在“位置”下拉列表中选择“上升”，然后将其后的“磅值”设置为“1”磅。如图2所示。
  

  图2 WPS 2007设置字符位置

  
  　　现在，在要添加下划线的文字前后各加一个空格。选中这两个空格及文字，然后点击“格式”工具栏中的“下划线”按钮添加下划线。再点击右键，仍然点击“字体”命令，打开“字体”对话框。点击其中的“字符间距”选项卡，仍然在“位置”下拉列表中设置为“上升”，然后设置“磅值”的数字为“3”或更大的一个数字。确定后就可以看到下划线与文字之间的距离已经加大了，如图3所示。
  

  图3 WPS 2007设置字符位置

  
  　　现在的问题是那两个空格。我们可以选中空格，然后在“格式”工具栏中设置其字体大小为“1”，这样，就几乎看不出这个空格的存在了。

  　　上面的方法虽然实现起来比较简单，但是添加下划线的文字与前后文字很难做到对齐。

  　　二、域代码方法

  　　WPS已经可以支持域功能，所以我们可以采用写域代码的方法来为指定的字符添加下划线，并且指定下划线与文字之间的距离。首先按下“Ctrl+F9”快捷键，在文档中输入一个空域（一对大括号）。将鼠标定位于大括号中，输入如下的域代码“EQ \o(文档,\s\do 7(____))”。然后再点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中点击“切换域代码”命令，如图4所示，就可以得到所要的效果了。
  
  

  图4 WPS 2007中切换域代码

  
      相信您一定看明白了，域代码中的意思就是将“__”下移7磅，并与“文档”两字重叠。所以，如果要改变下划线与文字的距离，那么就改变数字“7”为其它数字好了。需要注意的是，域代码中除了中文以外，其余的所有代码均需在英文半角状态下输入。

  三、表格边框法

  　　我们可以点击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，插入一个一行一列的表格，将要添加下划线的文字放到表格中。

  　　然后选中表格，点击右键，在弹出的菜单中点击“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。点击“边框”选项卡，然后在右侧的预览窗口中点击各边框，只保留下框，如图5所示。当然，我们可以在此对话框中指定线型、颜色、宽度等要素。确定后，就相当于为文字添加了下划线了。
  

  图5 WPS 2007设置边框

  
  　　现在我们要做的，应该是调整表格的位置，将它放到文中正确的位置。也许您会发现，这种调整并不是太容易实现。不过，我们可以点击“文件→页面设置”菜单命令，在打开的对话框中点击“文档网格”选项卡，再点击“绘图网格”按钮，打开“绘图网格”对话框。将“水平间距”和“垂直间距”两个数值均设置为最小的“0.01”，如图6所示。确定后，再调整起来就方便多了。
  

  图6 WPS 2007设置绘图网格

  
  　　如果要调整文字与下框线之间的距离，也很简单。只要直接拖动下框线就可以了。这种方法的问题是要达到一个理想的排版效果可能会比较麻烦，而且还可能需要调整其他的文字与之配合。

  　　以上的方法其实并不是最后的方法，比如我们也可以直接利用自选图形的方法在相应的文字下边画一条直线，呵呵，这种方法显得更是简单明了，也更加直接，不知道您有没有兴趣这么做？

  用语音识别功能把内容听写到Office程序中

  still整理　

  　　您可以使用语音识别将文字听写到任何 Office 程序中。您还可以用声音选择菜单项、工具栏项、对话框(仅用于美国英语)项和任务窗格(仅用于美国英语)项。

  

  　　语音识别不是设计为完全徒手操作；如果将声音与鼠标或键盘组合使用将会获得最佳效果。

  　　首次使用语音识别时，可通过单击 Microsoft Word 的“工具”菜单上的“语音”进行安装，或进行自定义安装。安装语音识别后，可在任何支持语音功能的 Office 程序中的“工具”菜单上使用它。

  　　语音识别要求

  　　若要使用语音识别，需要满足如下要求：

  　　·具有增益调节 (增益调节：一种麦克风功能，可放大您的输入以使其大到足够为系统所用。)支持的高品质近距离讲话(听筒)麦克风(建议使用通用串行总线架构 (USB) 话筒。)

  　　·400 兆赫 (MHz) 或更高频率的计算机

  　　·128 MB 内存或更高内存

  　　·Windows 2000(带 Service Pack 3)或 Windows XP 或更高版本

  　　·Microsoft Internet Explorer 5.01 或更高版本

   

  　　训练语音识别

  　　安装语音识别后，如果您花几分钟时间训练计算机识别您的讲话方式，就可以提高语音识别的准确性。

  　　当您大声朗读备好的训练课文时，训练向导可以查找您的讲话方式的模式，并收集声音数据，以帮助解释您将要听写到 Office 程序中的话语。训练时间(包括帮助您调整话筒)将在 15 分钟之内完成。

  　　附加训练可能会提高语音识别的准确性。您可以随时返回训练向导以朗读附加训练课本。

   

  　　听写文字和给出命令

  　　通过单击“语言”栏上的按钮或口述这些按钮的名称，可在两种模式(“听写模式”和“声音命令模式”)之间切换来使用语音识别。

  　　“语言”栏出现在屏幕的右上角。

  　

  　　 隐藏文字标签的“语言”栏

  　　注释 默认情况下，“语言”栏在栏上的每个按钮旁边显示文字标签。可以用鼠标右键单击“语言”栏，再单击“文字标签”来隐藏或显示文字标签。

  　　如果您首先完成听写，再检查文件，然后设置文本格式或进行更正，将会减少在“听写” 和“声音命令” 之间来回切换的频率并节省时间。

  　　听写

  　　在“听写”模式下，您可以在 Office 程序中可以键入文字的任何地方进行听写。

  　　当您讲话时，将会看到屏幕上有一个蓝条，意味着计算机正在处理声音。当您的话语被识别之后，文字就会出现在屏幕上。

  　　当计算机处理您的声音时，您可以继续讲话；不必等到蓝条消失。

  

  　　 以前识别的文字

  　　 指示计算机正在处理您的声音的蓝条

  　　声音命令

  　　在“声音命令”模式下，通过口述菜单项、工具栏项、对话框(仅用于美国英语)项和任务窗格(仅用于美国英语)项的名称即可以选择这些项。这意味着您可以对 Office 程序中可以看到的任何项给出声音命令。

  　　例如，若要更改字体格式，可以口述“字体”打开“格式”工具栏 (工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。)上的“字体”框，再口述字体名称。

  　　或者如果格式化选定文字，可以口述“加粗”或“下划线”。

  　　注释 有关如何使用语音识别的示例，请参见 Microsoft Office Online 网站。

   

  　　“语言”栏消息

  　　当您工作时，“语言”栏上的消息将提供帮助或提示。在“听写”模式下，这些消息可能会提高语音识别的准确性。例如，“太柔和”消息表示您的讲话可能过于柔和，计算机无法识别您的话语。

  

  　　 “语言”栏语音消息

  　　在“声音命令”模式下，您将会看到最后一个已识别的您用语音识别口述的命令的名称。如果您使用的是鼠标或键盘而不是语音识别，您将会看到您可以用语音识别口述的命令的名称。
  Tag：WPS 技巧 语音识别 Office
  chapi 发表于18时40分03秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享

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