Word - 查皮博客@blogbus

2008年09月13日

妙用Word替换让字体、格式一起换 - [办公应用]

妙用Word替换让字体、格式一起换
编辑文档几乎是每个使用电脑的人都要做的，一篇很长的文档编辑好以后，为了将某一词语突出显示，需要将这些词语全部统一设置为某一字体、字号及颜色等，但整篇文档中，该词语数目实在是太多，一个一个改的话工作量太大了。
　　突然想到了Word中的“替换”，没想到经过一番努力，还真把这一问题解决了。在Word中，执行“编辑→替换”打开“查找与替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入需要更改的词语，在“替换为”文本框中再次输入这一词语，然后单击“高级”按钮展开，单击“格式”，在打开的菜单中选择字体，然后在打开的“查找字体”对话框中设置好更改后的格式，然后单击“确定”按钮回到“查找和替换”对话框，在“替换为”下方的格式后面就可以看到设置好的格式了（如图1），单击“全部替换”按钮即可实现批量更改字体、字号以及文字的颜色了。

图1 Word查找和替换
　　从这个操作中我们可以看出，经常使用的某个小操作往往隐藏着更多实用的技巧，只有挖掘这些技巧，灵活应用必将起到事半功倍的效果。
办公小技巧让不同章节的页眉内容不同
内容较长的文档(如图书)，常常由多个单元组成，包括序言、目录、各章、附录等，各个单元的页眉页脚会各不相同，这时就需要靠分节符来实现。
　　①假设第一章的页眉都显示为“第一章”，第二章的页眉都显示为“第二章”，以此类推。
　　②将光标置于第一章的开始处，执行“插入→分隔符”命令，选择“分节符类型”下的“下一页”，确定。以此类推，将其他章都进行分节操作。
　　③执行“视图→页眉和页脚”命令进入页眉页脚编辑区，此时左上方显示为“页眉-第1节-”，输入第一章的页眉内容“第一章”。
　　④单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮(“关闭”按钮左侧)，跳到第2节，此时左上方显示为“页眉-第2节-”，右上方显示为“与上一节相同”，中间显示为“第一章”。单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮，则右上方的“与上一节相同”消失，此时将本节页眉修改为“第二章”。重复上面的操作，修改好所有的章节。
小技巧：帮你了解Word中的下划线
1.红色或绿色波形下划线
　　当自动检查拼写和语法时，Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。右键单击红色波形下划线上的文字，Word将给出更正建议。
　　2.电子邮件标题的红色波形下划线
　　Word会自动检查电子邮件标题中的姓名，将它与Outlook Ex press通讯簿中的名字相比较。如果有多个名字与你键入的名字相匹配，则会在键入的名字下出现红色下划线。
　　3.蓝色波形下划线
　　Word使用蓝色波形下划线标明不一致格式的可能实例。
　　4.蓝色或其它颜色的下划线
　　默认情况下，超链接显示为带蓝色下划线的文本。
　　5.紫色或其它颜色的下划线
　　默认情况下，使用过的超链接显示为紫色。
　　6.红色或其它颜色的单下划线或双下划线
　　默认情况下，使用“修订”功能后，新插入的文本将带有下划线标记。在文档页面的左侧或右侧可能显示有竖线，它用来标记“修订行”。
　　7.紫色点下划线
　　智能标记以紫色点下划线的形式出现在文本的下方。在Word中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是需要使用其它程序来执行的。
MS Word表格必杀技学习
妙招1：像Excel一样玩选择录入。
　　如果表格中的某个项目只有几个重复的选项，比如人事表格中的性别一栏，只有“男”或“女”的选择，这里就可以将这两项数值制作成下拉列表的形式，输入时只要点击选择就可以了，免去重复输入的麻项，并且不易出错。
　　在Excel中，我们一般通过“数据→有效性”菜单命令来实现，效果如图1所示。而在Word中，我们则可以通过下面的方法来实现类似效果。

图
　　第一步：根据实际情况设计好表格，并输入相关数据。

　　第二步：执行“视图→工具栏→窗体”菜单命令调出窗体工具栏。点击“性别”下面的单元格，然后单击窗体工具栏上的“下拉型窗体域”按钮，这时单元格中将出现一个灰色块，这就是窗体域了（见图2）。

图
　　第三步：双击单元格中的窗体域调出“下拉型窗体域选项”窗口，在“下拉项”中输入“男”，再点击“添加”按钮将其加入右侧的项目列表中，接着输入“女”，也添加到项目列表中。选中“启用下拉列表”项，最后点击“确定”返回（见图3）。

图
　　小提示：
　　默认情况下，下拉列表总是显示第一项，所以我们最好将第一项设置为空格，这样在你没有作出选择时，单元格中不会出现文字。另外，下拉列表中的项目数是可以随意添加的，比如这个员工简表中的“学历”，就可以有“初中”、“高中”、“大专”、“大本”等等多个项目。通过右侧的上下箭头按钮，可以调整下拉列表的项目顺序。
　　第四步：选中刚才设置好的窗体域，复制后粘贴到“性别”栏其他的单元格中。以同样方法来设置“学历”、“部门”等其他类似的栏目。插入好所有窗体域后，接下来点击窗体工具栏上的“保护窗体”按钮即可使下拉列表生效了。如图4所示，在输入这些栏的内容时，直接点击选择下拉列表中的项目即可。再次单击“保护窗体”按钮可解除锁定，对窗体域重新进行编辑修改。

图
妙招2：表格快速一分为二
　　有时候需要把一个表格一分为二，变成两个独立的表格，可通过下面的方法快速实现：假设你要从表格的第10行开始分隔表格，可将光标定位在第10行的任一单元格中，再按下Ctrl+Shift+回车键，表格便会从此处断开了。如果像把这两个表格分别放到不同的页面中分页打印，可按Ctrl+回车键即可轻松实现。
　　妙招3：在表格上面加空行
　　有时候因为心急，没来得及加上标题就插入了表格，等再想为表格添加标题时，才会发现，当表格顶在页面最上端时，不管怎么样也不能将光标定位在表格之前，从而也就无法直接按回车键在表格上面加空行了。其实，只要将光标定位在表格第一个单元格的最前面，再按回车键即可让表格下降一行了。当过当表格上面已有文字行或空行时，这一招就无效了。
　　妙招4：自动调整表格宽度
　　画好表格后添入相关内容，有时会发现设置好的单元格不是太宽就是太窄了，手工调整起来非常麻烦，此时将光标置于表格线之上，当光标变成双箭头状时双击鼠标左键，即可自动调整好列表了（见图5）。

图
　　妙招5：Word表格也排序
　　Word表格也能像Excel表格那样，根据笔划、数字、日期、拼音等进行一些简单的升降排序。
　　方法一：执行“表格→排序”菜单命令，打开“排序”对话框，根据需要选择排序依据的数据“类型”，排序的方法等，设置好后点击“确定”即可。
　　方法二：执行“视图→工具栏→表格与边框”菜单命令，调出“表格与边框”工具栏。将光标定位到作为排序依据的列中，再单击“表格和边框”工具栏中的“升序”或“降序”按钮，就可以快速排序了。
Word文档也玩幻灯片演示
可以通过以下两种方法实现：
　　第一：在Word中，依次选择“视图->显示比例”后，选择200%或者在百分比中写入合适的数字，再选择“视图->全屏显示”即可。(注：若不改变视图的显示比例的话，显示的效果则不是很好，实践比对后即可发现哦)。
　　第二：右键单击指定word文档后，选择“打开方式->选择程序”，选取IE浏览器打开，随后弹出一个对话框，选择“打开”之后，word文档就可在浏览器中成功的打开了，如果想要调整字体大小，你可将内容全选(ctrl+all)后，单击右键选取字体以作调整，或者还可以将光标移到菜单栏位置后单击右键勾选“显示文档工具”，即可显示与word环境下一致的工具条，这时，你可以像(1)中所述的调整显示比例的操作一样进行调整及字体大小的调整，之后选择菜单栏右侧的“工具->全屏”选项，并且你还可以选择屏幕左下角的5个视图切换按钮(一般选择web版式视图较为合适)使显示效果达到最佳。
　　怎么样，经过你自己的亲身体验之后，是否也发掘word文档的全屏显示也会有不错的效果哦，这对于讲授理科的老师在讲授大量习体时也是一种不错的选择。
谁说没有后悔药 3招详解Word备份/恢复
作者：刘晶晶
　　Word是我们最常用的文档处理工具软件，不管是做一篇文档，还是写一份材料。都是十分方便和实用的。然而在编写文档过程中，些许失误总是难免。那么，有没有办法可以在出现失误的情况下，还能够恢复操作纳？
　　实际上，Word提供了十分强大文档恢复和备份等功能。只要进行相应的设置和调整，便可以轻松还原到正确状态。
　　一、了解撤销键，用好撤销键
　　提到撤销键，稍微熟悉计算机操作的朋友立马机会想到“Ctrl+Z”（如图1）。的确，这是最简单的撤销，恢复操作方式。

图1 Word文档撤销快捷键
　　但是，它的能力实际上十分有限，仅限于我们处于为保存状态下，进行撤销操作。而一旦不小心把出现错误的文档进行了保存操作。那么这个撤销键，只能自叹无力回天了。同时，撤销键仅可按照操作步骤顺序进行撤销操作。
　　二、用好保存选项，实现文档备份
　　Word文档的设置功能实际上十分强大，保存选项更是十分细化，大家在进行设置的时候，可能忽视了其提供的一个“文档备份”功能（如图2）。

图2 在Word选项窗口的保持选项中选择保存备份
　　这个功能可以实现在每次打开文档，编辑文档时，在文件所在文件夹下，自动生成一个名为“备份属于文档名”的.wbk文件(如图3）。

图3 通过保存选项自动生成的“备份属于…”的备份文件
　　此文件内保存了文档打开之前的编辑内容。这样如果在重新编辑文档后出现了错误操作。仅需要把这个备份文件拖入到Word窗口中，即可显示出原先保存的文档内容。可以根据实际需要进行选择是否恢复到备份状态。同时如果直接向调用备份文件，直接使用Word打开此文件，直接另存为即可生成文档格式。
　　不过，尽管文档备份功能比起撤销键来说功能上要强大些许，但是此选项和功能实际上就是一个自动恢复到上一版本，类似系统快照，系统还原等功能。仅能够恢复到上一个保存版本，如果上一个版本也出现了问题，或者说也具有问题。我们需要恢复到更早状态时候，则需要使用下面笔者为大家介绍的Word保存文档版本功能。
三、用好Word保存文档版本功能
　　不通过设置文档版本（如图4）功能，我们可以设置文档不同时间段的还原点。进行多次备份，这样我们可以根据自己的保存的时间，对比上一次做还原点的时间，进行还原操作。具体操作步骤为，点击word文档“文件”菜单，选择“版本”按钮，在“版本”选项卡中，通过“现在保存”按钮，在不同时间段建立备份还原点。

图5 Word文档/版本选项中，打开备份文件按钮
　　特别值得欣喜的是，Word版本恢复选项中的还原点可以无限创建，特别是在编辑制作大文档之时，此功能十分实用。
　　通过上述三个恢复还原文档的方法，大家已经对于Word的备份和还原功能有了一定的了解。其实三种方法适用于三种环境，即时编辑状态下可以使用撤销键轻松进行恢复操作。需要不同时间段进行编辑，可以采用设置文档备份进行操作。而编辑长篇文档。保存版本功能则最为实用。大家可以灵活选择自己最需要的功能。
三步教会你首页页眉页脚单独设
首页的页眉页脚，一般与正文中的不同，可以通过下面的方法来单独设置。
　　①单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮打开页面设置对话框，在“版式”选项卡中选中“首页不同”项，确定后返回。
　　②这时文档第1页的页眉和页脚区域的提示文字变成了“首页页眉”和“首页页脚”字样，在它里面编辑的内容将和其他的页眉页脚不一样。
　　③大多数图书的首页是没有页眉页脚的，这时可将首页页眉页脚中的所有内容清空。
　　小提示：在页面设置对话框中，选中“奇偶页不同”项，文档的页眉和页脚会自动分成奇数和偶数页眉页脚，分别设置就可以了。
妙用公式在Excel中制作动态表头
我用Excel来管理各种各样的表格，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容(如单位名称、年份或月份)重新进行更改，操作时不仅繁琐，而且容易出错。
　　如果能做一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。后来经过尝试实现了这个目标：
　　1. 制作表格标题初始化界面
　　为了操作方便，我们先插入一张新工作表，命名为“初始化”。在C7单元格中输入“请输入单位名称:”的文字提示，这样D7单元格可用于输入单位名称。
　　接下来右击工具栏，选择“窗体”命令，打开“窗体”工具栏。在C9单元格中输入“时间:”，D9单元格用于显示标题中的年份。单击“窗体”工具栏中的〔微调框〕按钮，在紧靠着D9单元格后绘制一个微调框对象。类似地，在紧靠着F9单元格后面再绘制一个微调框用于调整表格标题中的月份。
　　在E9和G9单元格中分别输入“年”和“月”字，并设为右对齐。
　　右击“微调框1”，选择“设置控制格式”命令，此时会打开“对象格式”对话框，切换到其中的“控制”选项卡。在“当前值”框中输入一个默认的年份如“2005”，在“最小值”和“最大值”框中输入年份的上限和下限，“步长”为“1”，在“单元格链接”框中输入要显示年份单元格的绝对地址如“$D$9”，设置完成后，单击〔确定〕按钮，这样微调框1和D9单元格就链接好了。类似地，可以将“微调框2”和F9单元格链接起来，要注意的是最大值和最小值受到月份本身的限制。
　　2. 设置表格标题
　　打开“加班记录”工作表，在表格标题位置处输入公式“=初始化!D7&&初始化!D9&&"年"&&初始化!F9&&"月份"&&"加班记录"”，按回车键(此时还不能看到最终效果)，设置好标题的格式。类似地，只要稍作改变就可以将其他表格的标题一一制作好。
　　3. 调试表格标题
　　以上操作完成后我们就可以来调试了。回到“初始化”表中，输入学校名称并选择某年某月，此时返回到其他工作表中，我们就可以看到完整的表格标题了。
　　需要注意的是，用日期函数也可以让标题根据系统时间自动改变，但不方便调整到之前的某个年份或月份。

Tag：Word 替换技巧表格页眉

chapi 发表于20时38分59秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享
2008年08月20日

一定要知道的word技巧 - [办公应用]

最近做了个比较头疼的word文件，发现，不知道的奥秘太多了，啊呀妈呀累死我了，48小时里只睡了5、6钟头……主要浪费在对好多功能一知半解阿，呜呜。
下面是过程中搜到的一些功能讲解，凑合能用一些的，给各位贴出来，大家期末狂写论文应该能用上！
问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同
问：请问word中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？
答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了
问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？
答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项
问：WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同？比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊？
答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同
问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？
答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。
问：如何从第三页起设置页眉？
答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了
●在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；
●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；
●将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。
第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
问：WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？
答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无
问：页眉一般是———，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的？
答：按以下步骤操作去做：
●选中页眉的文字，包括最后面的箭头
●格式－边框和底纹
●选线性为双线的
●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线
●确定
▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置
问：Word中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？
答：步骤如下：
1、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
4、切换回到页面视图
尾注和脚注应该都是一样的
问：Word 里面有没有自动断词得功能？常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了
答：在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的
问：如何将word文档里的繁体字改为简化字？
答：工具—语言—中文简繁转换
问：怎样微调WORD表格线？WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行
press “Alt”，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。
打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。
问：怎样微调word表格线？我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：可以如下操作：
●按住ctl键还是shift，你have a try
●double click the line， try it ：）
●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。使水平和垂直都为最小，试一把！？
●press “Alt”
问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？
答：先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。
问：Word中下标的大小可以改的吗？
答：格式—字体
问：Word里怎么自动生成目录啊？
答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录
问：Word的文档结构图能否整个复制？论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？
答：可以自动生成的，插入索引目录。
问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如：
1.1 标题…………………………1
1.2 标题…………………………2
答：画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。
问：怎样在word中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的
答：格式->更改大小写->小写
问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决？
答：把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。
问：WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？
答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。
问：有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？
答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可
问：word中图片的分栏如何处理？假如有：
1
2
图
3
4
这样的结构，我想实现：
1 3
图（要横跨两栏）
2 4
但是，试了半天总是：
1 2
图
3 4
怎么办呀？help！
答：设置图片格式——版式——高级——文字环绕——环绕方式选上下型——图片位置——对齐方式选居中——度量依据选页面，要先改文字环绕，然后才能改图片位置
问：用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？
答：是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。
问：在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
答：“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落
问：文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？
答：插入——脚注和尾注
问：文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？
答：可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。
问：Word里面如何不显示回车换行符？
答：把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记
问：有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？？
答：查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有
问：在WORD里的框框里怎么打勾？
答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”
问：还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。
答：根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy就ok
问：Word中怎么在一个英文字母上打对号？
答：透明方式插入图片对象，内容是一个√
问：WORD里怎么显示修订文档的状态？文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？
答：工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上
问：怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？
答：acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开，追加上就可。
问：Word里面要写方程式怎么办啊？
答：插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器
按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具
应该是倒过来
问：Word的公式编辑器怎么安装？
答：工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的
问：WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽？
答：段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号（特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题？这个如何解决还需要考虑。
问：我的文档就是公式多，应该怎么办？
答：公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。出现问题的时候：
●选中所有内容，ctrl＋C
●把WORD所有文档关闭，
●最关键：出现一条信息，务必选择“是”
●重新打开WORD编辑器，
●ctrl＋V，粘贴
●ctrl＋S，存盘
问：整个论文用一个WORD文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗？
答：不要整个论文放一个WORD文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了
问：论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决？
答：用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些变化
问：WORD里边怎么样显示行号？
答：在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项
问：Word里面怎么插入半个空格？
答：先在word的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。
问：只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成=，有人遇到过这个问题么？
答：是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！
问：WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从A-Z进行排
答：表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来
问：怎么在word里面打R^2？
答：先打R2，然后用鼠标选中2，同时按”Ctrl”，“shift”和”+”
问：Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊？这个空格会打印出来吗？
答：不会打印出来，如果想不显示：工具－选项－视图格式标记中前面的勾去掉即可
问：word如何使两个表格能排在一起？我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？
答：试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。
问：为什么换机器打开WORD文档排版变了？在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？页码都不对了，怪哉。
答：是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同
问：Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制他们在同一页怎么做？
答：转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框
问：怎么在word里画坐标图？在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办？
答：作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层
问：怎么给word文档加密？
答：打开文档，另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存
问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理？
答：改变图片的属性，就可以了。
问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变？
答：右键点击图片－>设置对象格式—>版式—>嵌入型
问：如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg？
答：另存为html格式，然后在html文件对应的文件夹里找
问：请问什么格式的图片插入word最清晰？手头持有png和tif格式，复制粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰？什么方法（插入图片来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影响？
答：emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不行了。
问：在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本？
答：在分栏的数量为1的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式–版式-四周型就可以了
问：jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小？jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点？最好能一张软盘放的下。
答：两个方法：
●用photoshop改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word
●word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。
问：如何向WORD中的图片添加文本？想在图片上输入一些说明文字
答：插入文本框，将版式设成“悬浮”
在WORD的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。
如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了），然后将文本框和你的括号（或其他符号）组合成一个图形，就万无一失了。
问：如果Word突然定在那里了怎么办？
答：重新打开会回复，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重写的不用太多。
问：如何解决word说磁盘已满不让保存的问题？
答：有时候，当要保存一个文件时，Word会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是Temp文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有 Windows系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows会弹出一个新的对话框。
在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows将删除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以波浪号开始，以．tmp扩展名结束），返回 Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下：
（l）按Ctrl＋A选定整个文档。
（2）按Ctrl＋C将整个文档复制到内存中。
（3）关闭Word程序。此时系统会提示：”您将大量文本放在了”剪贴板”中，是否希望在退出Word后这些文本仍可用于其他程序？”。
（4）选择【是】按钮。
（5）重新打开Word程序。
（6）按Ctrl＋V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。
注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。
这是因为Windows运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。
一个看似牛的人说：看过一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi可以选定文本中的一列，Word不行。我当时无言以对，因为我确实不知道Word里怎么选定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠标是可以选列的。再早些时候， PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的不是Word而是我们。
下面我总结几条用Word排论文的技巧。
插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。
Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。
对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。
所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。
我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。
我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。
先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。
用Word编辑论文的几个建议
原则：内容与表现分离
（WYSIWYG）的方式，将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。
本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。
1. 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。
2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。
3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。
6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和Biblioscape。Endnote 优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说 Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。
7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。
上述都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。
我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：
8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。
10.多做备份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧
11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
其他建议：
12. 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便
13. 使用文档结构图让你方便的定位章节
14. 使用文档保护，方便文章的审阅和修改
还有，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。

Tag：word 技巧

chapi 发表于19时15分00秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享
2008年08月03日

word中的一些绘图技巧 - [办公应用]

word中的一些绘图技巧
发文章用的图文摘要的可以很方便地在Word中制作。现在共享一些基本技巧！
1.多次使用同一绘图工具
一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可鼠标单击或按“ESC”键。如果接着换用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。
2.画箭头的技巧
Word提供的绘图工具中没有直接用来画指定类型箭头的，但通过改变图形对象格式可方便地画出箭头和箭头类型。
首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法激活“图形对象”对话框：
一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令
二是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键
三是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选项。
激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度并可预览效果。另一种方法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直接改变箭头的式样。
3.画直线的技巧
如果想画水平、垂直或30、45、75度的角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开Shift键。
4.画弧的技巧
按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。
5.画矩形的技巧
按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正方形。
6.画椭圆的技巧
按住Shift键可画出一个正圆形，按住按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正圆形。
7.文本框和垂直文本框的互换
文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。
8.图形对象的选择技巧
选择所有图形对象可用“Ctrl+A”，若不是选择全部图形对象，要首先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后才能选择。选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。
9.经常使用组合功能，一个图形可能都是多个对象组成的，绘制完成后选中它们组合起来。
10. 对于线条，有编辑顶点功能，可以方便改变线条的位置，长短与方向。
11. 图形对象选中时候都有控制句柄，可以使用旋转功能设置对象的方向。
12. 设置对象的叠放次序可以设置立体效果。
13. 使用键盘的方向键可以精确移动对象的位置。
14. ctrl+移动鼠标可以复制当前移动的对象，很不错的功能！
原文 http://www.qiexing.com/post/966.html
网友分享技巧如何在excel中插入Flash动画
昨天看见宿舍哥们玩的Flash游戏嵌在Excel中，觉得好奇，在网上找到的做法和大家分享。
　　在excel中插入Flash
　　1、新建一excel文档并保存。
　　2、在excel中依次单击下拉菜单“视图”→“工具栏”→“控件工具箱”。
　　3、在“控件工具箱”中点击“其他控件”，选择列表中的“Shockwave Flash Object”。

选择列表中的“Shockwave Flash Object”
　　4、右键单击插入进来的Flash播放控件，选择“属性”。
　　5、在“属性”窗口的“Movie”栏输入Flash动画的路径及文件名，需要用绝对路径，可采用以下两种：
　　file:///C:/test/test.swf
　　http://www.xxx.com/xxx.swf

嵌入框
　　6、将“EmbedMovie”项设置为“True”，使Flash嵌入到Word中。“Height”和“Width”分别为Flash的高和宽。“Scale”默认为ShowAll，为缩放模式，始终显示Flash中的所有内容，如果改为NoScale则始终按1：1比例，不会缩放Flash 中的内容。
　　7、单击控件工具箱上的“退出设计模式”按钮，在excel中即可播放Flash了。再次按下该按钮则暂停播放，进入设计模式。如当时未显示Flash，请保存退出excel，再打开该excel文档，点击“退出设计模式”按钮即可看到Flash
小技巧恢复被弄乱的Excel菜单和工具栏
如果您的Excel应用程序中的菜单和工具栏无意中搞乱了，例如调整了菜单项的位置、禁用了一些菜单项而又未恢复、删除了一些菜单项等，您想要恢复为默认的状态，这里有一个简便的方法——即删除*.xlb文件。
　　这个文件这个目录中：C:\Documents and Settings\<用户名>\Application Data\Microsoft\Excel
　　其中，<用户名>代表您计算机上的登录名。对于Excel 2003来说，该文件名为Excel11.xlb。
　　此时，您不必担心。当您重新开启Excel时，Excel会为您自动重新生成新的.xlb文件。这里的秘密是：Excel将工具栏和菜单栏的配置存储在xlb文件中，当您改变工具栏和菜单栏并退出Excel时，当前的配置将会被保存到xlb文件。如果xlb文件被破坏，那么在Excel启动时可能导致Excel崩溃。此时可以删除xlb文件或者重新命名xlb文件，Excel将创建新的xlb文件。
　　注：通常情况下，该文件夹是隐藏的，需要更改“文件夹选项”以显示所有的文件和文件夹。
PowerPoint2007将Excel图表转为图形对象
在PowerPoint 2007 中，我们会经常尝试将Excel 2007 图表转换为Office 图形对象，以便将图表的某些部分设置为不同格式。但是，当我们尝试将Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象时，转换功能不可用。
　　这个功能在早期版本的 Office 中是可用的。比如在早期版本的Office中，可以将 Excel 图表转换为Office图形对象。然后，可以取消图形组合并将图表的某些部分设置为不同的格式。
　　问题原因：在 2007 Office system 中，Office 图形对象功能已被替换。PowerPoint 2007 和 Excel 2007 现在共享相同的绘图功能。
　　解决方法：若要在PowerPoint 2007 中将Excel 图表的某些部分设置为不同的格式，请单击图表中要设置不同格式的部分。然后，使用“设计”、“选项”和“格式”选项卡上适当的绘图工具对格式进行更改。

Tag：word 技巧 excel

chapi 发表于18时20分00秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享
2008年08月01日

Word制作毕业论文技巧实例 - [办公应用]

学位论文Word文档排版心得与技巧
Word毕业论文写作
一、版面规划：
当我们要作一篇毕业设计时，要先对版面进行规划，比如页边距留多少，在上面装订还是在左侧装订等，下面把版面规划要用的操作一一说明：
1、设置页边距和装订线：
新建一个Word文档，选择菜单“文件”--“页面设置”，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距” 选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”四个边距属性中，分别调整为2厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5厘米，“方向”设为纵向。
注：如果使用双面打印，建议把“页码范围”设置为“对称页边距”。
2、设置文档网格：
日常我们可以不作这个设置，但是毕业论文大都是老教授们审阅，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，所以我们要调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法，其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，另外也显得我们写得内容多。
在“页面设置”属性页上选择“文档网格”选项卡，在“网格”属性中选择“指定行和字符网格”，并为“字符”设为每行“40”，为“行”设为每页“40”。
另：可以通过“文字排列”中的“栏数”来设置分栏。
注：不要设得过于稀疏，以免被认为在投机。
二、正文编辑：
作完版面规划，接着就是录入内容和编辑了，强烈建议大家用“样式”来对正文的内容修饰，而不是我们常用的，用字体、字号、行距、缩进等操作一点点来完成。在编辑时，建议大家一边录入，一边编辑，而不是所有内容都录入完成以后再作编辑，这样很容易漏掉一些重点内容没有编辑。下面一起看一下“样式”的使用：
1、使用“样式和格式”对文档进行编辑：
A、了解样式：
选择菜单“格式”－－“样式和格式”，这时在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格。在其中即可设置或应用格式或样式。
其中，“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题 1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图3所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
2、规划样式：
现在，我们来规划一下毕业论文中可能用到的样式。
对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。
文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
规划结束之后，即可录入文字了。
3、应用样式：
首先，录入文章第一部分的大标题。保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择“格式”--“样式和格式”命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。
用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。
4、定义样式的快捷键：
在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击“修改”命令。在“修改样式”对话框上单击“格式”按钮，选择“快捷键”，显示“自定义键盘”对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如“Ctrl+1”，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击“指定”按钮，快捷键即可生效。
用同样的方法为其他样式指定快捷键，现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。
5、修改样式和设置新样式：
当我们在编辑时，对Word自带的样式不能满意时，我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式。
A、修改样式：
将鼠标移动到要修改的样式“标题1”上，选择右侧下拉菜单中的“修改”，在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”，会出现一个下拉菜单，上边有8个属性设置，分别是“字体”、“段落”、“制表位”等。点选“字体”设置，会打开“字体”属性设置页，我们把“字体”设为隶书，“颜色”设为红色，确定，退出。这时，“标题1”变为红色隶书，其它设置不变。
此时，你会发现当我们对“标题1”样式进行修改后，所有使用此样式的内容也随之变为了红色隶书的新样式，是不是很方便。但是我们想更方便一些，那你就再打开“修改”，勾选上“自动更新”，那么我们只要对正文任一使用了“标题1”样式的内容进行修改，而不必再打开样式进行修改，那么使用同一样式的内容也就随之改变了。
B、定义新样式：
在“样式和格式”的任务窗格上选择“新样式”，会出现“新建样式”的对话框，内容和“修改样式”基本一样，在“名称”中我们输入“毕业论文”(可以自己随便起个名称)，在“样式类型”中选择“ 段落”，在“样式基于”中选择“标题1”，这样我们只要改自己所喜欢的属性就可以了，其余的都按“标题1”的样式，在“后续段落样式”中选择“标题2”，这样设置后，在使用了“毕业论文”样式内容后面的内容将直接套用“标题2”的样式，会很方便录入和编辑。
通过“格式”属性的设置来简单设置此样式，也可利用“格式”下拉菜单中的8类属性页进行细化，最后通过“格式”属性下方的样式的详细说明来对此样式有一个全面了解，确认无误后，勾选“添加到模板”并确定。这样新建的样式就出现在样式列表中供我们使用了!
6、正文编辑时的注意事项：
这里要建议大家在作文档时，能用属性控制的，一定不要手动去调整，比如首行缩进2个字符，就不能用空格去控制。下面还有几点要强调：
A、分页符和分节符的使用：
在作毕业论文时，封面和正文是要分成两页的，很多人会用回车把正文顶到第二页，这样以后修改会比较麻烦，容易出问题。正确作法是在封面内容后插入“分页符”或“分节符”。
选择菜单上的“插入”--“分隔符”，在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。
两者都能实现分页的效果，只不过用“分节符”会多一个分节的功能，如果文档中有特殊的页需要纸张方向为“横向”，那么利用分节符会很方便，另外分节符在其它方面也有很多应用，不再赘述!
B、不要过多的新建样式：
Word中提供了很多种样式，可以打开“样式和格式”的任务窗格上的“显示”--“所有样式”来查看。如有特殊需要，可以修改某种样式，不建议用户自己新建。因为在Word提供的样式中，大都有“大纲级别”的设置，可以在很多关联功能中使用，比如目录。
7、正文编辑中的其它操作：
A、公式编辑器的使用：
默认情况下，公式编辑器是没有安装的。打开菜单“工具”--“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“插入”，在“命令”中选择“公式编辑器”，将“公式编辑器”的图标拖曳到上方工具栏中。双击“公式编辑器”，系统提示此功能尚未安装，选“是”开始安装(会用到office安装盘或安装文件)。
安装完毕后，会自动弹出公式编辑器及一个输入框，在公式编辑器工具栏上选取符号或是模板，在输入框里输入相应的数字，完成后，按ESC结束。
B、表格的插入及使用：
在毕业论文中难免要加入一些表格，插入表格方式有两种。
一是用“表格”菜单下的“绘制表格”，这样可以使用表格绘制工具直观有效的作出表格来。
另一种是通过菜单“表格”--“插入”--“表格”，来快速作出一个归整的表格来。
两种方法结合使用，可以把表格作的更复杂，更合理。
构建好表格以后，使用“表格”菜单下的“表格自动套用格式”来快速、专业的完成对格式的修饰。
三、整理目录：
当内容全部编辑完成以后，我们需要为论文生成一个目录，这样可以让审阅的老师一目了然，知道你写的内容是什么!
1、生成目录：
选择菜单“插入”--“引用”--“索引和目录”，选择“目录”选项卡，在“常规”中将“格式”设为“正式”，将“显示级别”设为“3”，并确定，这样一个样式精美的目录就插入到了文档中。
2、修改和更新目录：
A、当我们对当前目录不是很满意，想要调整“显示级别”为“2”，并将“格式”设为“来自模板”时，还是要打开“索引和目录”中的“目录”选项卡，并将属性调整，然后“确定”，此时会出现“是否替换所选目录”的提示，选择“确定”，使新的属性生效。
B、当我们对文档的内容进行了调整，比如某些标题的页码变了，又或是添加了一些标题，此时我们就要更新目录。将光标定位到目录页，在目录上点右键，打开“更新域”，并在出现的“更新目录”窗口上选择“更新整个目录”，即可。
3、关联目录和正文：
默认情况下，目录生成好以后，我们就可以利用目录和正文的关联进行跟踪和跳转，但是此时要按住Ctrl再点目录，才能跳到对应的位置，不是很方便，下面讲两种方法可以方便实现跳转：
A、打开菜单“工具”--“选项”，并选择“编辑”选项卡，将其中的“用Ctrl+单击跟踪超链接”前的勾选去掉即可。
B、选择菜单“视图”--“文档结构图”，在编辑区的右侧会出现一个类似于网页中的导航栏的树形目录，我们可以任意选择要找的位置，而且很方便的在整个文档之中来回切换。
4、页眉、页脚：
虽然页眉、页脚不属于目录的范畴，但和目录一样，只有文档中应用了样式，才使得页眉、页脚的设置更灵活，更能发挥作用。
A、页眉：
因为封面和目录页是不需要页眉、页脚的，所以将光标定位在正文第一页，打开菜单“视图”--“页眉和页脚”，在页眉的位置输入本毕业论文的题目“计算机网络”就行了。
如果我们要求在不同页上显示当前页上的标题1的内容，可以将光标移动到正文第一页的页眉中，选择“插入”--“域”，在“域”属性页上将“域名”设为“StyleRef”，将“样式”设为“标题1”，确定。这样，每页正文的页眉将变成当前页上的标题1的内容。
B、页脚：
利用“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”，把光标移动到页脚上。选择菜单“插入”--“页码”，在“页码”属性页上设置“对齐格式”为“居中”，并在“页码格式”中选择一种数字格式。
C、去除页眉上的横线：
默认插入页眉后，在页眉中会有一条横线，有时会影响页眉的显示效果。可以用以下方法去除掉它。
选中页眉中的文字和段落标记，选择菜单“格式”--“边框和底纹”，选择“边框”选项卡，并将“设置”设为“无”，页眉上的横线就没有了!
原文地址：http://j.99081.com/uurain/onews.asp?id=76

Tag：Word 毕业论文技巧排版

chapi 发表于18时45分10秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享
2008年07月20日

Word 2003功能：恢复损坏文档与加密 - [办公应用]

Word 2003功能：恢复损坏文档与加密
恢复损坏的文档
　　当Word未响应时，你的文档通常会被作废。但是当你重新启动Word之后，微软的Office应用程序修复工具特性也许会给你一个替代的文档。当这种情况发生时，请仔细检查你的文件，并将其保存为一个不同的名称。如果它没有提供给你一个替代的文档，那么你可以使用Windows资源管理器来为你损坏的文件做一个备份拷贝，接着切换到Word再打开之前那个损坏了的文档，但你需要点击“打开”按钮的下拉菜单，并选择“打开并修复”，这样一来，Word就会尝试修复这个文件。就没有更好的方法了吗?如果你之前有设置Word让它做出备份拷贝的话，你可以查找一下扩展名为.wbk你的同名文件，你大部分的数据都会保留。如果没有的话，你还可以使用写字板打开损坏的文档，尽可能地找回可用的资料。
　　为你的doc文档上锁
　　以下操作你可以让你的文档安全性处在一个适度的级别。选择“工具>选项”，接着点击“安全性”选项卡。要防止未授权人对文档进行编辑，你可以在“修改权限密码”的输入框中输入自定义的密码;如果不允许未授权人的查看，则在“打开权限密码”中进行密码输入。如果允许进行编辑，例如允许在表格中进行填写，则点击“保护文档”按钮后作出你具体的选择。
　　暂时不要使用XML
　　如果你插入过图像的话，请不要使用Word的XML格式来存储文档。Word的XML会将图像译成ASCII字符，这样的话，文件就很容易比起它的.doc文件大上30%。更糟糕的是，如果你想要将你的Word文档以干净单纯的XML形式放到Web站点上，那么你就使用Word 2007，付出125美元的升级费用。

使用 Word 2003 进行英汉双向翻译
Office 2003增加了很多功能，尤其在Word 2003中还增加了英译汉、汉译英和英英同义词的功能!似乎能让金山词霸下岗了。对于没有词霸而又特别想要翻译单词的朋友特别有用处。
　　安装方法：
　　在安装Office 2003的时候，要选择“自定义安装”。找到Word树形下的“校对工具”，选择“从本机运行全部程序”。这样就能保证在安装Office 2003的时候将英译汉、汉译英和英-英同义词查找这三个工具安装上了。
　　使用方法：
　　打开Word　2003。点击“工具-信息检索”，在界面的右侧会出现“信息检索”栏，您可以在搜索框中直接输入中英文，点击绿色箭头进行英译汉、汉译英翻译和同义词等翻译查找。
　　也可以鼠标右键文章中的英文，选择“同义词”项中的单词进行翻译。
　　怎么样?这三个小工具还是很不错吧!几乎可以代替金山词霸了。
把重要Word 2003文档放到菜单中
由于文档数量较多，一段时间之后就会忘记有关文件的保存位置，查找起来非常麻烦。其实，我们可以为一些重要的文件建立一个专用的存放菜单，使用时直接点击即可。设置方法如下：
　　一、打开Word2003文档，然后打开“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中，点击“命令”选项卡。
　　

命令选项卡

　　二、在左边的“类别”下拉列表中选择“内置菜单”项，在右边的“命令”下拉列表中选择“工作”项，然后将此选项通过鼠标拖曳到菜单栏上。关闭自定义对话框，保存Word文档。
　　三、重新打开该文档，点击刚才添加的“工作”菜单，执行“添加到‘工作’菜单”命令，这个文档就会被添加到“工作”菜单中了。
　　

执行“添加到‘工作’菜单”命令

　　如果要打开被添加到“工作”菜单中的文档，只要启动Word2003软件，然后打开“工作”菜单，单击其中的文档即可。
　　如果你想从“工作”菜单中删除文档，则按组合键“Ctrl+Alt+—(破折号)”，此时鼠标指针会变成一粗横线，再单击“工作”菜单，点击要删除的文档即可。

Tag：Word 文档技巧

chapi 发表于18时15分50秒 | 阅读全文 | 评论 0 | 编辑 | 分享